Het komt regelmatig voor dat smartphones ons afleiden van ons werk. Het is ook zo verleidelijk om ‘even’ op Facebook te kijken of een spelletje te doen… Toch zijn er ook genoeg apps die er juist voor zorgen dat je je werk als professional of zzp’er efficiënt kunt doen. In deze blog zetten we 10 trucjes voor je op een rij.

1. Overzichtelijk communiceren

Word je gek van je overstromende mailbox en van de vloedgolf aan berichtjes in veel te veel WhatsApp-groepen voor je werk? Je bent niet de enige. Daarom zijn er speciale communicatietools voor teams, zoals Slack. Slack is een soort tussenvorm tussen mail en appjes waarmee je de communicatie in een groep overzichtelijk houdt. Orde in de chaos.

2. Slim notities maken

Ken je dat? Sta je net in een overvolle trein, heb je opeens een briljant idee voor die nieuwe campagne. Of je bent aan het wandelen en er schiet je iets te binnen voor die vergadering van morgen. Straks ben je het weer vergeten… Een digitaal notitieblok zoals Evernote is hiervoor de oplossing. Je kunt het installeren op verschillende apparaten; notities die je op het ene apparaat maakt, zijn ook op de andere apparaten beschikbaar. Links, foto’s, ingesproken berichten – je kunt het allemaal bewaren op je smartphone en verder uitwerken op je laptop. Zo heb je niet meer overal losse notities, maar hou je alles bij elkaar. Bovendien kun je notities sorteren, onderling linken en delen met anderen.

3. De ultieme to-do-lijstjes

Is een notitie niet genoeg voor je als to-do-lijst? Dan zijn er ook apps die speciaal zijn gemaakt voor het noteren, delen en afstrepen van taken – ook in teamverband. In Trello maak je bijvoorbeeld borden aan met taken en projecten, die je vervolgens kunt delen met of toewijzen aan anderen. Zo zie je in één oogopslag wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren. Wunderlist is nog zo’n handige lijstjes-app.

4. Altijd je bestanden bij de hand

Nog zoiets: heb je eindelijk duidelijk voor ogen wat je moet gaan doen, heb je de nodige bestanden niet bij de hand. De oplossing: Dropbox. Bestanden die je in Dropbox zet, staan in de cloud en kun je dus overal waar je wilt ophalen en gebruiken. Ook bestanden die anderen met je delen zijn toegankelijk via je Dropbox-account.

5. Wachtwoordbeheer

Maar… dan moet je natuurlijk wel toegang tot je account hebben. Als je veilig internet en dus niet overal hetzelfde eenvoudige wachtwoord gebruikt, is dat tegenwoordig bijna niet meer te doen uit je blote hoofd. En elke keer je wachtwoord resetten is zo zonde van je tijd! Gelukkig zijn er apps die je wachtwoorden veilig voor je beheren. Zo hoef je nog maar één wachtwoord te onthouden: het wachtwoord van je wachtwoordbeheer-app. Voorbeelden van dit soort apps zijn KeePass en 1Password.

6. Automatiseren

Ook zo zonde van je tijd: simpele taken die je steeds opnieuw uitvoert. Programma’s openen, nieuwe bestanden of mailtjes aanmaken, weer dat ene standaardantwoord intypen… Dat kan anders! Met IFTTT (If This, Then That) kun je allerlei taken automatiseren. Je maakt bijvoorbeeld sneltoetsen aan voor woorden of zinnen die je regelmatig schrijft. Maar daar blijft het niet bij – de mogelijkheden om te automatiseren zijn eindeloos en dat kan heel veel extra tijd opleveren.

7. Administratie

Urenregistratie, kilometerregistratie… Soms heb je het gevoel dat je er een dagtaak aan hebt. Ook daar zijn handige apps voor. Kijk bijvoorbeeld eens bij Timesheet om tot op de minuut precies bij te houden hoe lang je aan een bepaald project hebt gewerkt. Dankzij Ritmeter heb je in een handomdraai alle nodige gegevens over je zakelijke kilometers voor je werkgever of de Belastingdienst.

8. Boekhouding

Ben je zzp’er en doe je je eigen boekhouding? Dan kun je dankzij boekhoudapps zoals Tellow ter plekke een foto maken van je bonnetjes en facturen, zodat je administratie altijd up-to-date is en de boekhouding een eitje wordt.

9. Carrière

Natuurlijk wil je naast al dat harde werken ook een beetje zichtbaar blijven op de arbeidsmarkt of voor nieuwe opdrachtgevers. De LinkedIn-app mag dan ook niet ontbreken op je smartphone als je je carrière serieus neemt. Ook zijn er apps waarmee je in een handomdraai visitekaartjes digitaliseert.

10. Social media

Over zichtbaar blijven gesproken: er kan heel wat tijd gaan zitten in het bijhouden van je profielen op bijvoorbeeld LinkedIn, Twitter en Facebook. Je bent sneller klaar als je een app als Hootsuite of Buffer gebruikt om al die kanalen op één plek te beheren en updates centraal te delen – meteen of op een later tijdstip.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*

2 × vijf =