Het is de ergste nachtmerrie van veel professionals: je computer crasht of je laptop wordt gestolen en daarmee ben je in één klap allerlei belangrijke gegevens kwijt. Die presentatie waaraan je wekenlang hebt gewerkt. De contactgegevens voor die ene cruciale deal. Of die rapportage vol met cijfertjes waarop je zo lang hebt gepuzzeld… Dat wil je toch niet? Daarom is het zo belangrijk dat je altijd back-ups maakt of werkt in de cloud. Mocht je dat nog niet doen, dan helpen we je graag een beetje op weg.

Zelf back-ups maken op een vast opslagmedium

Handmatige back-ups op een vast opslagmedium, zoals een externe harde schijf, zijn een goed begin. Hierbij maak je eens in de zoveel tijd een kopie van al je bestanden op een opslagmedium dat losstaat van de computer waarop je werkt. In een ideaal geval bewaar je dit opslagmedium ook op een compleet andere plek. Zo heb je in geval van brand op je werkplek alsnog een kopie van je gegevens ergens anders liggen.

Er is wel één nadeel aan handmatige back-ups: het maken hiervan kan er wel eens bij inschieten. Bijvoorbeeld als je het erg druk hebt, of het gewoon vergeet. Eén keer een back-up vergeten hoeft niet meteen een ramp te zijn. Vervelender wordt het als het steeds langer duurt voordat je er weer eentje maakt. Hoe langer de vorige back-up geleden is, hoe groter het risico dat je veel gegevens kwijt bent als het mis gaat.

Back-ups automatiseren

Voor die vergeetachtigheid of dat uitstelgedrag bestaat wel een oplossing: je kunt het maken van back-ups ook inplannen. Plan bijvoorbeeld in je besturingssysteem in dat er elke nacht automatisch een back-up wordt gemaakt. Zo heb je er geen omkijken naar en botst het maken van de back-up ook niet met jouw gebruik van de computer en de bestanden tijdens kantooruren.

Back-ups in de cloud

Als je dan toch bezig bent met het doorvoeren van verbeteringen in je back-up-procedures, kun je ook meteen overstappen op een back-up in de cloud. Een opslagmedium als een externe harde schijf kan tenslotte ook kapotgaan. Het lijkt misschien onwaarschijnlijk, maar het komt echt voor dat mensen te maken hebben met een computercrash en bij het tevoorschijn halen van hun back-up moeten constateren dat die ook onbruikbaar is. Ook gebeurt het dat het opslagmedium met de back-up in dezelfde ruimte ligt als de computer zelf, zodat bij brand- of waterschade beide verloren gaan.

Bij een back-up in de cloud sla je gegevens online op. Je kunt ze dan met je inloggegevens vanaf elk willekeurig apparaat weer downloaden. Voor zo’n online back-up kun je bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive gebruiken. Het voordeel van zo’n service (behalve dat je er altijd en overal bij kunt) is dat je geen omkijken hebt naar de beveiliging en het up-to-date houden van deze opslag. Je gegevens staan veilig in speciale datacentra, die zelfs zijn ingesteld op natuurrampen als aardbevingen en overstromingen.

Werken in de cloud

Wil je nog een stapje verder gaan? Werk dan niet in bestanden die je lokaal opslaat en back-upt in de cloud, maar werk direct in de cloud. Zo kun je notities maken in Evernote, allerlei bestanden maken in Google Docs en de mooiste lay-outs samenstellen met Canva. Alles wordt direct opgeslagen in de cloud, waarmee je computer meer een middel wordt om toegang te krijgen tot je online bestanden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*

drie × drie =